数字通信格局的演变为组织和个人带来了好处。客户现在有更多的方式与公司建立联系，并通过他们认为能够提供速度和便利性的正确组合的渠道获得支持。

员工可以利用一系列创新工具实时共享想法和信息，而无需无休止的面对面会议、一对一讨论和文书工作。

然而，通信渠道和存储在其中的数据的指数级增长也带来了挑战。如今，几乎每个行业的监管指南都要求公司在收集、存储和保护每个渠道的数据方面遵守严格的标准。

这意味着公司需要采取一种新的数据治理方法，制定强有力的数字通信治理（DGC）战略，涵盖其整个生态系统。

什么是数字通信治理？

Gartner的《数字通信治理市场指南》将DGC定义为一种战略，涉及利用解决方案在所有通信渠道中全面监控和执行监管和企业合规标准。

数字通信治理解决方案实现了治理政策的一致管理和实施，并提供了对数据保留、监控、行为分析、审计、电子发现和监督的关键报告功能的访问。

值得注意的是，领先的DGC解决方案需要支持从微软团队到WhatsApp等消息应用程序的每一个主要数字通信渠道。他们还需要使公司能够对捕获的内容进行分类，从而实现对法规标准的一致遵守。

为什么数字通信治理很重要？

最终，随着通信环境的不断发展，法规遵从性挑战变得越来越复杂。如今的组织面临着越来越多的监管规则，从美国金融业监管局和HIPAA，到GDPR和FCA准则，再到公司治理准则。

由于员工和客户的需求，数字通信渠道的数量不断增加，这意味着公司需要一种新的方法来确保他们正确地捕获数据，并保护自己免受监管部门的巨额罚款。如果不能正确管理数据，即使是在WhatsApp这样的单一平台上，也可能导致巨大的影响。

在金融业，由于缺乏WhatsApp消息治理，行业领先的巨头被处以超过11亿美元的罚款。

稳健的DGC方法确保公司能够：

•优化数据安全：保护通信数据中共享的个人信息比以往任何时候都更重要。公司需要确保保护自己免受可能导致收入损失和罚款的违规和泄露。

•避免罚款和处罚：大多数国家和行业都有法律规定如何管理和使用通信数据。全面的DCG战略确保公司能够遵守这些法律，降低受到重大处罚的风险。

•风险缓解：结构良好的治理框架确保公司有清晰的通信数据记录，用于审计和在诉讼案件中支持其案件。监控和监视解决方案甚至可以帮助主动降低风险。

•制定有效的政策：DGC软件为公司提供了与组织标准一致的可定制政策模板。它还可以深入了解这些政策何时被违反，并有助于制定培训和监督举措。

•保持良好的声誉：明确承诺遵守监管法律和准则有助于与客户建立信任。客户希望看到一致的证据，证明他们的数据在各个行业都受到了保护。

公司如何掌握数字通信治理？

虽然数字通信治理的优势和重要性显而易见，但实施全面战略可能会很复杂。如今的公司面临着一系列挑战，需要跨多个渠道管理数据的种类和数量。随着技术、沟通偏好和指导方针的发展，组织面临的挑战将越来越大。

为了降低风险并确保成功，公司需要采取多方面的方法。

步骤1：评估通信数据环境

实施强有力的DGC战略的第一步是了解您通过多个渠道收集的通信数据类型。你需要评估你使用的所有通信平台，从Microsoft Teams到短信和WhatsApp。

此外，您还需要根据数据的敏感性和重要性对其进行分类。利用数据流映射技术可以帮助您了解数据是如何从一个环境移动到另一个环境的，以及数据当前是如何存储和归档的。

步骤2：实施访问控制

在数字通信数据治理中，问责制至关重要。公司需要了解团队中谁负责不同形式的数据，以及他们负责采取哪些步骤来确保数据得到保护。

定义数据所有权和责任点将有助于组织实施访问控制，限制谁可以修改和访问通信数据。使用DCG解决方案，您可以实现基于角色的访问控制，利用加密策略，甚至可以实现强大的身份验证方法来验证用户。

步骤3：定义数据保留策略

接下来，业务领导者需要确定他们将如何存储和管理数据。明确的数据保留策略对于确保您遵守法规指导方针，同时避免数据无序扩展和混乱等问题至关重要。定义每种形式的通信数据应保存多长时间，并开发自动化工作流程，以确保在必要时删除数据。

一旦您确定了正确的数据保留策略和战略，就要对您的团队进行教育和培训。确保您的员工了解他们需要如何以及在哪里存储数据，信息应该保存多长时间，以及他们需要做些什么来保护您的公司免受数据泄露的影响。

步骤4：利用完整的DCG解决方案

数字通信治理的创新技术解决方案为公司提供了跨多个渠道有效存储和管理数据所需的资源。

成功的关键是选择一个支持以下功能的一体化平台：

•全面的数据捕获：针对统一通信工具、第三方消息应用程序和各种其他客户端的端到端数据捕获解决方案。

•智能自动化：用于合规风险管理的自动化解决方案，如设备链接/取消链接管理以及实时监控和监视工具。

•数据分类工具：可以利用人工智能帮助根据敏感度对通信数据进行分类的综合系统。

•灵活的集成：用于归档、监控和CRM系统的内置连接器，以及官方API解决方案和工作流开发系统。

•内置安全：全面的安全解决方案，如单点登录、端到端加密以及帐户或访问控制管理。

•智能报告：一系列人工智能工具，用于内容摘要、作者身份检测、指标跟踪和风险监控。

一些公司，如LeadXpert，甚至可以为公司提供各种服务，如定制培训和入职培训，以最大限度地提高其技术的价值。

步骤5：计划长期成功

最后，随着通信渠道和监管指南的不断发展，对数字通信治理采取灵活和动态的方法非常重要。确保你有一个处理事故的计划，无论何时可能发生。

利用您从DCG平台收集的见解，定期审查战略的有效性，并根据需要进行改进。您甚至可以要求员工对框架的功能和结果提供反馈。

建立有效的DCG框架

现在，稳健的数字通信治理方法在每个行业都至关重要。公司需要确保遵守行业法规，采用全面的方法监控和保护每个渠道的数据。

LeapXpert的治理平台等解决方案可以提供帮助，提供全面的跨渠道监控和数据捕获、可定制的保留策略、自动化和人工智能见解。有了这个一体化平台，您可以利用不断发展的通信工具的优势，而不会影响合规性。